|
مشاوره -
مدیر یک دقیقه ای
|
|
چهارشنبه ، 13 مرداد 1389 ، 13:28 |
اولین رمز : هدف گزاری یک دقیقه ای
وقتی مرد جوان وارد دفتر ترنل شد ، مردمیانسال خوشرویی را منتظر خود دید . ترنل دوستانه گفت :
بسیار خوب ،به دیدن مرد کهنه کار رفته بودی ، او دوست بسیار خوبی است ؛ نیست ؟
بله این طور به نظرم رسید .
او گفت که یک «مدیر یک دقیقه ای» است ؟
بله ، ولی حقیقت ندارد ، دارد ؟
بهتر است باور کنی که حقیقت دارد . من حالا دیگر خیلی کم او را می بینم .
مرد با سر درگمی گفت :
یعنی هرگز به کمک او احتیاج پیدا نمی کنید ؟
گرچه برای شروع هر کار یا مسئولیت جدید ، یعنی برای هدف گزاری یک دقیقه ای حتما با هم می نشینیم ولی اساسا من خیلی کم از او کمک می گیرم .
جوان پرسید :
هدف گزاری یک دقیقه ای یعنی چه ؟ اوبه من گفت یک مدیر یک دقیقه ای است ولی از هدف گزاری حرفی نزد.
هدف گزاری یک دقیقه ای اولین رمز از سه رمز این مدیریت است .
جوان با کنجکاوی و اشتیاق پرسید :
سه رمز ؟
بله ، اولین رمز ، شالوده و اساس مدیریت یک دقیقه ای است .
ببین در بیشتر سازمانها وقتی از کادرها ، یا سرپرستان و مدیران آنها می پرسی چه کار می کنند ،اغلب شرح کارهای این دو گروه کاملابا هم تفاوت دارد . در واقع در بعضی سازمانهایی که من قبلا کار می کردن ، بین آنچه من فکر می کردم جز مسئولیتهای کاری من است و آنچه که رئیسم فکر می کرد من باید انجام دهم هیچ ربطی وجود نداشت . و بعد ، من برای انجام ندادن آنچه که حتی فکرش را هم نکرده بودم وظیفه ی من است ، به دردسر می افتادم .
جوان پرسید :
یعنی چنین اتفاقی در این جا نمی افتد ؟
ترنل گفت :
نه ! هرگز در این جا چنین اتفاقی نمی افتد . مدیر همیشه مسئولیتها و کار ما را روشن می کند .
چگونه ؟
با شایستگی و کفابت خود . او یک بار آنچه را که باید انجام شود ، یا با هم روی اجرایش توافق کرده ایم شرح می دهد . سپس خلاصه ی هر هدف فقط روی یک صفحه ی کاغذ یادداشت می شود . مدیر عقیده دارد هر هدف و استانداردهای اجرای آن باید با کمتر از دویست و پنجاه کلمه تعریف شود . تا همه بتوانند در مدت یک دقیقه آن را بخوانند . سپس هر یکی از ما یک نسخه ای از شرح هدف تعیین شده را برای خود بر می دارد . بنابراین همه چیز روشن است و ما هر دو می توانیم در فواصل معین نحوه ی اجرا و پیشرفت کار را مورد رسیدگی قرار دهیم .
مرد پرسید :
برای هر هدف یک صفحه ی یادداشت تهیه می کنید ؟
بله .
ولی نه تهیه ی این همه یادداشت برای هر فرد زیاد نیست ؟
نه ؛ واقعا زیاد نیست . مدیر کهنه کار ما به قانون هدف گزاری هشتاد از بیست معتقد است . یعنی می گوید هشتاد درصد از نتایج مهم واقعی ، از بیست درصد هدفهای ما به دست می آید . بنابراین ما تعیین هدف یک دقیقه ای را فقط روی آن بیست درصد انجام می دهیم . یعنی فضاهای کلیدی مسئولیت ما ـ شاید در مجموع سه ، تا شش هدف بشوند. البته هر گاه یک پروژه ی خاص مطرح شود ،هدف گزاریهای یک دقیقه ای خاص انجام می دهیم .
جوان گفت :
خیلی جالب است فکر می کنم اهمیت هدف گزاری یک دقیقه ای را فهمیده باشم . می توانم بگویم فلسفه اش این می شود که هیچ رخداد غیر منتظره ای اتفاق نخواهد افتاد . همه از شروع می دانند پایان کار چگونه خواهد بود .
ترنل گفته ی او را تایید کرد :
دقیقا همین طور است .
بنابراین تعیین هدف یک دقیقه ای ، یعنی این که مسئولیتها و کار خود را بدانی؟
نه ؛ یعنی مسئولیتها و کار خود را بدانیم و مدیر ، اجرای مناسب و درست را هم مشخص کند . به بیان دیگر ، استانداردهای اجرا روشن می شوند . او به ما می گوید چه انتظاری از عملکرد ما دارد .
این کار را چگونه انجام می دهد ؟
ترنل گفت :
بگذار مثالی برایت بیاورم . یکی از تعیین هدف های من این بود : مشکلات اجرا را شناسایی کنید ؛ راه حل هایی را ارائه دهید که در صورت اجرا ،وضعیت موجود را تغییر دهد .
وقتی تازه در اینجاشروع به کار کرده بودم به مشکلی برخوردم که نمی دانستم چگونه آن را حل کنم . به مدیر تلفن کردم . گوشی را که برداشت گفتم : آقا من به مشکلی برخورده ام .
قبل از اینکه حرف دیگری بزنم گفت : « چه خوب ! توبرای حل همین مشکل اسنجا استخدام شده ای » . سپس سکوت ممتدی در آن طرف خط برقرار شد .سکوت آنچنان برایم ناراحت کننده شد که سرانجام با لکنت گفتم : « ولی؛ آقا ، من نمی دانم آن را چگونه حل کنم» .
گفت : « ترنل یکی از هدفهای تو در آینده این است که مشکلاتت را خودت شناسایی و حل کنی . ولی چون اینجا تازه کار هستی ، بیا با هم کمی صحبت کنیم » .
نزد او رفتم ، گفت : « ترنل حرفی بزن ، بگو چه مشکلی داری؛ولی با اصطلاحات رفتاری صحبت کن » .
گفتم « منظور شما از اصطلاحات رفتاری» چیست ؟
گفت : «یعنی نمی خواهم از طرز برخوردها و مسائل احساسی بشنوم ؛ بگو چه چیز قابل مشاهده و اندازه گیری اتفاق افتاده است ؟»
مشکل را به بهترین وجهی که می توانستم برایش شرح دادم .
گفت : « بسیار خوب ترنل ! حالا بگو کار می بایست چگونه انجام می شد ؟ »
می توانستم از طرح «الف» استفاده کنم . »
گفت : « اگر از طرح «الف » استفاده می کردی نتیجه درست از آب در می آمد ؟»
گفتم : « نه » .
گفت : « پس این راه حل هم ضعیف بود ؛ دیگر چه می توانستی بکنی ؟ »
گفتم : « باید از طرح «ب» استفاده می کردم . »
گفتم : « نمی دانم » . با خشونت گفت: « پس وقتت را تلف نکن » .
چند ثانیه ای خشکم زد . نمی دانستم چه کنم . سرانجام دلش به رحم آمدو آن سکوت کشنده را شکست و گفت :
« اگر نمی توانی بگویی کار باید چگونه انجام می شده که نشده است ، پس هنوز به مشکلی برنخورده ای ، فقط داری شکایت می کنی .
مشکل وقتی وجود دارد که بین آنچه دارد اتفاق می افتد و آنچه که تو انتظار داشته ای اتفاق بیفتد تفاوت دیده شود . »
منظور او را درک کردم و با کمی فکر ،ناگهان متوجه شدم حتی می دانم چگونه کار باید انجام می شده و برایش توضیح لازم را دادم .سپس از من خواست از عاملی که بروز اختلاف اجرای فعلی و اجرای مورد نظر شده باشد حرف بزنم ، وقتی نظرم را گفتم ، پرسید :
« بسیار خوب ، باید چه می کردی ؟ » فکری کردم و گفتم : «خوب،
با مخالفت گفت : « فکرمی کنی اگر از این طرح استفاده می کردی آنچه می خواستی انجام شود، می شد؟ »
فکری کردم و گفتم « نه پس این هم طرح بدی است . »
گفت : « دیگر چه می توانستی بکنی ؟ »
مجددا کمی فکر کردم و گفتم : می توانستم طرح «ج» را به کار برم ... ولی با «ج» هم آنچه می خواهم انجام نمی شود . پس این هم راه حل درستی نیست ، هست ؟»
مدیر با چهره ای خندان گفت: « داری نزدیک می شوی ، فکر کن . »
گفتم : « شاید بهتر باشد یکی دوتا از روش ها را باهم ترکیب کنم ؟»
گفت : « به امتحانش می ارزد.»
گفتم : « مثل این که اگر این هفته «الف» را بکار ببرم ، و هفته ی بعد «ب» را به کار ببرم و «ج» را در هردو هفته ، مسئله ام را حل کرده ام . چه جالب ، خیلی متشکرم ، شما مشکل را برایم حل کردید . »
او با ناراحتی حرف مرا برید و گفت : « من حل نکردم تو خودت آن را حل کردی . من فقط از تو سئوال کردم ، سئوالاتی که می توانستی خودت از خودت بپرسی . خیلی خوب ، حالا دیگر از این جا برو و برای حل مشکلت از وقت خودت استفاده کن نه از وقت من .»
اهمیت کاری را که برایم کرده بود درک کردم . او به من آموخته بود مشکلم را خودم حل کنم . لحظاتی بعد برخاست، چشمهایش را به چهره ی من دوخت و گفت :« ترنل تو خوبی ؛ به یاد داشته باش که ممکن است در آینده هم با مشکلاتی رو به رو شوی .» فراموش نمی کنم که با خوشحالی و خندان دفتر کارش را ترک کردم .
ترنل با رضایت به صندلی تکیه داد . از نگاهش معلوم بود که خاطره ی اولین برخوردش با مدیر را در ذهن خود مرور می کند .
جوان آنچه را که یاد گرفته بود به این شرح خلاصه کرد :
هدف گزاری یک دقیقه ای یعنی :
1. روی هدف ها توافق کنید .
2. عملکرد یا رفتارهای خوب و درست را شناسایی کنید .
3. هدفها را با کمتر از دویست و پنجاه کلمه یادداشت کنید .
4. هدف را بخوانید و دوباره بخوانید؛ این کار ، هربار فقط یک دقیقه وقت می گیرد .
5. هر از گاه ، در طول روز یک دقیقه را صرف بررسی عملکرد اجرا ، یا رفتار خود کنید .
6. ببینید آیا عملکرد ؛اجرا ؛ یا رفتار شما با هدفتان مطابقت دارد یا ندارد .
ترنل با هیجان گفت :
هیمنی طور است ، خیلی با استعدادی جوان .
جوان با خرسندی گفت :
سپاسگزارم ، چون نمی خواهم مطالبی را که گفتم از یادببرم ، اجازه بدهید آنها را یادداشت کنم .
جوان پس از این که خلاصه ی تعیین هدف را برای خود روی کاغذ آورد ، از ترنل پرسید :
اگر تعیین هدف یک دقیقه ای اولین رمز این مدیریت است ، پس آن دو رمز دیگر کدامند ؟
ترنل لبخند زد و ساعتش را نگاه کردو گفت :
بهتر است آن را از « لوی » بپرسی . قرار است امروز با او هم ملاقاتی داشته باشی ، درست است ؟
جوان متعجب شد که ترنل هم این برنامه را می داند . برای خداحافظی برخاست و گفت :
بله آقا . باید به دیدن او هم بروم . ازاین که به من وقت دادید سپاسگزارم .
ترنل گفت :
نیازی به تشکر نیست . من زیاد وقت دارم . می بینی که من هم تقریبا یک مدیر یک دقیقه ای شده ام .
|
|
آخرین بروزرسانی ( پنجشنبه ، 14 مرداد 1389 ، 05:05 )
|
علوم و فنون
فرهنگ و هنر
تاریخ و جغرافیا
تحلیل و تفسیر
دین و احکام
بهداشت و سلامت
آموزشی
اجتماعی
اقتصادی
فلسفه
مشاوره
دانستنی ها
