|
مشاوره -
مدیر یک دقیقه ای
|
|
پنجشنبه ، 14 مرداد 1389 ، 07:50 |
رمز سوم :توبیخ یک دقیقه ای
صبح روز بعد راس ساعت نه وارد دفتر خانم براون شد. زنی متین و موقر ، حدودا پنجاه ساله ، با صمیمیت به او خوش آمد گفت . بار دیگر ، جوان عبارت آشنا و رایج بین آنها : « او دوست بسیار خوبی است » را شنید ، و حالا مطمئن بود که بی ریا بگوید :
بله ، همین طور است .
زن پرسید :
از مدیریت یک دقیقه ای برای شما صحبت کرده است ؟
جوان خندید و گفت :
کلا از این روش برایم حرف زده است .
سپس مردد از این که جواب متفاوتی خواهد شنید یا نه ، پرسید :
ولی حقیقت ندارد ، دارد ؟
بهتر است باور کنی که حقیقت دارد . من حالا دیگر خیلی کم او را می بینم .
منظورتان این است که خارج از ملاقاتهای هفتگی ، با او تماسی ندارید ؟
اساسا خیلی کم او را می بینم . البته به جز وقتی که کاری اشتباه انجام می دهم .
مرد از این جواب تکان خورد :
یعنی فقط وقتی که کاری را درست انجام نمی دهید او را می بینید ؟!
خوب ، بله ، البته نه همیشه ، گاهی .
فکر کنم شعاری در اینجا دارید که می گوید افراد را در حین اجرای درست غافلگیر کنید و به نزدشان بروید ؟
خانم براون با تاکید گفت :
درست است . ولی بد نیست کمی از خودم برایت بگویم . چند سالی است که در اینجا کار می کنم و این دستگاه را از درون و برون خوب می شناسم . در نتیجه مدیر مجبور نیست وقتش را برای من صرف کند . اگر تعیین هدف جدیدی نیاز باشد ، من معمولا هدف هایم را می نویسم و برایش می فرستم .
آیا هدف را فقط روی یک برگ می نویسید ؟
بله هر هدف را با کمتر از دویستو پنجاه کلمه شرح می دهم . به طوری که خواندنش برای خودم و مدیر ، فقط یک دقیق وقت بگیرد .
نکته ی مهم دیگری که بد نیست بدانی ، این است که من کارم را خیلی دوست دارم . در نتیجه بیشتر تمجیدهای یک دقیقه ای را خودم درباره ی خودم اجرا می کنم . در واقع من بر این باورم که اگر خودت برای خودت نباشی ، پس چه کسی باید باشد ؟ یکی از دوستانم چیزی به من گفت که هرگز آن را از یاد نمی برم : اگر تو شیپور خودت را ننوازی دیگری از آن به عنوان زباله دانی استفاده خواهد کرد .
جوان از این طنز و شوخی زن خوشش آمد. با لبخند پرسید :
آیا مدیر برای ک اجرای خوب شما را تحسین می کند ؟
گاهی زیاد مجبور به این کار نمی شود چون من همیشه جلوتر از او می روم . وقتی کاری را خیلی عالی انجام می دهم ، حتی گاهی من از او در خواست تمجید می کنم .
چگونه شهامت و توانایی چنین کاری را دارید ؟
خیلی آسان است. درست مثل یک شرط بندی است که یا می برم یا مساوی می شوم . اگر مرا تمجید کند برنده هستم .
مرد حرف او رابرید :
ولی اگر تمجید نکند ؟
بنابراین مساوی می شویم . من چیزی از دست نمی دهم .
جوان که فلسفه ی خانم براون را برای خود یادداشت می کرد با لبخند گفت :
گفتید وقتی کاری را غلط انجام می دهید ، به دیدن شما می آید ، منظورتان را نفهمیدم .
اگر اشتباه مهمی بکنم ، او به دیدن من می آید و یک توبیخ یک دقیقه ای نصیبم می شود .
مرد حیران پرسید :
یک چه ؟!
یک توبیخ یک دقیقه ای ـ یعنی سومین رمز این مدیریت .
جوان تقریبا با حالت فریاد گفت :
چنین چیزی چگونه می تواند مفید و مؤثر باشد .
خیلی ساده است .
جوان خندید و گفت :
می دانستم این طو می گویید و دلیلی دارید .
زن به خنده ی او خندید و گفت :
وقتی به گوش مدیر می رسد تو درکاری که مدتها آن را خوب و درست به انجام می رساندی اشتباه کرده ای ، بی درنگ با آن برخورد می کند .
چه می کند ؟
مثلا در مورد من ، به محض این که متوجه اشتباه من می شود به دیدنم می آید. اول کار را رسیدگی می کند تا از اشتباه مطمئن شود ، بعد پیش من می آید و دور و برم راه می رود .
شما از این حالت او ناراحت می شوید ؟
حتما چون می دانم بعد چه خواهد کرد . مخصوصا که لبخند همیشگی را در هم چهره ی او نمی بینم . او خیره به من نگاه می کند و اشتباه را به رخ من می کشد و احساسش را از این اشتباه بیان می کند و. یعنی می گوید که چقدر نارحت و عصبانی است و می گوید که چقدر کار بیهوده انجام شده است . به هر حال هر احساس دیگری که دارد را به زیان می آورد .
چقدر طول می کشد ؟
فقط سی ثانیه ، گرچه گاهی به نظر من یک عمر طول می کشد .
جوان با خاطره ی برخورد عصبانیت مدیر هنگامی که خود نمی توانست تصمیم گیری کند ، پرسید :
بعد ؟
با چند ثانیه سکوت فرصت می دهد تا آنچه گفته است برایت جابیفتد و بیشتر درک کنی . و بعد حتی می پرسد :« برایت جا افتاد چه کاری کرده ای ؟!»
دیگر چه می کند ؟
بعد نگاهش مهربان می شود . انگار به من می گوید همیشه مرا فردی شایسته و با صلاحیت می داند . و به من می گوید دلیل عصبانیتش این است که خیلی برایم احترام قایل است و روی من حساب می کند .
او می گوید اصلا نمی تواند باور کند من چنین اشتباهی کرده باشم و می گوید چقدر مشتاق بوده است که مرا در وضعیت دیگری جز این ببیند ، به هر حال می فهمم که او هرگز انتظار ندارد بار دیگر چنین اشتباهی از من سر بزند .
مرد حرف او را برید :
اینی شما را وادار می کند دوباره به آن اشتباه فکر کنید .
همین طور است .
مرد که صحبتهای زن را کاملا درک می کرد به سرعت شروع به نوشتن جملاتی کرد و احساس می کرد در آن فرصت کم نکات مهمی از او خواهد آموخت .
خانم براون ادامه داد :
به محض این که کار اشتباه انجام می دهم ، ابتدا مرا توبیخ می کند . سپس چون کار اشتباه را خیلی صریح و روشن شرح می دهد می فهمم که او خود نسبت به کار و شناخت و تسلط دارد و من نمی توانم نمی توانم منکر اشتباه بشوم . پس از آن ، چون به شخصیت من توهین و بی احترامی نمی کند و اشاره اش فقط به کار اشتباه من است ، حالت دفاعی به خود نمی گیرم و سعی نمی کنم اشتباهی که خودم کرده ام به گردن او یا دیگری بیاندازم و می دانم او منصف است . در انتها می فهمم که او منطقی است .
حتی اگر قسمتهای دیگر کار را هم خوب انجام داده باشید ، با این حال برای اشتباهی که در جای دیگر کرده اید شما را توبیخ می کند ؟
بله .
واقعا تمام جریان توبیخ یک دقیقه وقت می گیرد ؟
معمولا این طور است .و وقتی تمام می شود دیگر تمام شده است . این توبیخ خیلی سربع انجام می شود ولی تو هرگز آن را فراموش نمی کنی ، یعنی معمولا دیگر آن اشتباه را تکرار نمی کنی .
متوجه منظورتان شدم ، متاسفم که از مدیر پرسیدم ....
زن حرف جوان را برید :
امیدوارم که از او نخواسته باشی حرفش را تکرار کند ؟
جوان هیجان زده اعتراف کرد که این کار را کرده است .
پس با چگونگی پایان یک توبیخ آشنا شده ای . گرچه فکر می کنم به عنوان یک فرد برون سازمانی باید توبیخ ملایمی شده باشی .
نمی دانم شما آن را ملایم می دانید یا نمی دانید ، ولی من هرگز دیگر او را وادار به تکرار حرفی که زده است نمی کنم . این کار درستی نیست .
جوان با صدایی بلند افزود :
نمی دانم خود مدیر هرگز اشتباه می کند یا نه ، به نظر می رسد خیلی قوی باشد .
خانم براون باصدای بلند خندید و گفت : خیلی کم اشتباه می کند . ولی آدم شوخی است . مثلا گاهی هنگام توبیخ فراموش می کند قسم دوم یاپایانی آن را اجرا کند . و ما وقتی حالمان بهتر می شود و از ناراحتی توبیخ خلاص می شویم به او تلفن می کنیم و سر به سرش می گذاریم . به او می گوییم چرا اشتباه کرده و قمت دوم توبیخ را انجام نداده است . و چرا به ما نگفته است ما همکار خوب او هستیم . به او می گوییم هنوز حالمان جا نیامده است .
و او می خندد و عذر خواهی می کند .
شما به تمجیدها و توبیخ ها می خندید ؟
البته . ببین ، مدیر ارزش و اهمیت توانایی به خود خندیدن را به ما یاد داده است . این کار ما در پیشبرد کار ما و فعالیتهایمان یاری می کند .
جوان با هیجان گفت :
خیلی سخت است . چگونه این کار را یاد گرفته اید ؟
خیلی ساده ، از حرکات و رفتار خود رییس ، هنگامی که اشتباه می کند .
جوان با حیرت پرسید :
یعنی مدیر وقتی اشتباه می کند ، به اشتباه خود می خندد ؟
خوب البته همیشه هم این کار را نمی کند . او هم مثل ما ، گاهی این کار برایش سخت است . ولی اغلب پس از کار اشتباه به خودش می خندد و با این رفتار اثر سازنده و مثبتی بر اطرافیانش می گذارد.
جوان گفت :
به نظر من رییس آدمی متکی به خود است واعتماد به نفس دارد .
بله ، او واقعا چنین آدمی است .
جوان تحت تاثیر واقع شده بود و ذهن خود مجسم می کرد که وجود چنین مدیری در یک دستگاه بسیار ارزشمند است . کمی فکر کرد و پرسید :
ممکن است از چگونگی تاثیر توبیخ یک دقیقه ای برایم بگویید زن به نشانه ی اهتمام گفتگو از پست میز برخاست و گفت :
بهتر است مدیر در این رابطه برایت حرف بزند .
وقتی جوان از او براری وقتی که داده بود سپاسگزاری کرد ، زن با اطمینان گفت :
خودت می دانی پاسخ این امتنان چیست ؟
هردو از این یادآوری خندیدند .
جوان حالا کم کم خود را هچون یک خودی و آشنا به آن محیط حس می کرد . هنگام عبور از راهرو درباره ی نکات با ارزشی که از خانم براون آموخته بود فکر می کرد ؛ به صحبتها فکر می کرد ، چقدر ساده و قابل درک بودند . مراحل این گونه توبیخ را در ذهن خود مرور کرد .
توبیخ یک دقیقه ای وقتی مؤثر است که :
1. قبلا به بگویید که آنها را با صراحت از چگونگی عملکرد و رفتارشان مطلع خواهید کرد .
«نیمه ی اول توبیخ»
2. افراد را بی درنگ توبیخ کنید .
3. با صراحت اشتباهشان را برایشان بگویید .
4. به افراد بگویید از این که کار را درست انجام نداده اند ، شما به عنوان مدیر ، چه احساسی دارید ، با صراحت احساس خود را برایشان بیان کنید .
5. درآن حال ناراحت ، چند ثانیه سکوت کنید تا افراد دلخوری وحال بد شما را حس کنند .
«نیمه ی دوم توبیخ»
6. با آنها دست بدهید و یا با مهربانی بر شانه شان بزنید تا احساس کنند در کنارشان هستید .
7. به آنها بگویید که افراد با ارزشی برای شما هستند
8. تاکید کنید که آنها شخصا آدمهای خوبی هستند.
9. خود درک کنید که وقتی توبیخ تمام شد مسئله تمام شده است .
جوان اگر چنین توبیخی را تجربه نکرده بود ، نمی توانست تاثیر آن را باور کند . بی تردید او ناراحت شده و احساس کرده بود نباید بار دیگر چنین اشتباهی بکند . به هر حال او می دانست همه ی توبیخی که از سوی چنین مدیری انجام شود عادلانه است زیرا او فقط درباره ی رفتار و اجرای فرد نظر می دهد و برخورد می کند ، بدون این که کلمه ای به ارزش وجودی شخصیت او وارد کند .
هنگامی که به سوی مدیر می رفت به سادگی و عملی بودن این شیوه ی مدیریت می اندیشید . اکنون به سه رمز مدیریت ، یعنی : هدف گزاری ، یک دقیقه ای ، تمجید یک دقیقه ای و توبیخ یک دقیقه ای آگاهی یافته و علاقه داشت درباره ی تاثیر آنها و این که چرا مدیر یک دقیقه ای کارآترینی مدیر شرکت است بیشت بداند .
|
علوم و فنون
فرهنگ و هنر
تاریخ و جغرافیا
تحلیل و تفسیر
دین و احکام
بهداشت و سلامت
آموزشی
اجتماعی
اقتصادی
فلسفه
مشاوره
دانستنی ها
